Muchas veces hemos escuchado en nuestro lugar de trabajo la frase hay que saber "trabajar bajo presión" o incluso leemos en anuncios de empleo que buscan personas que "puedan trabajar bajo presión", y es que se ha convertido en un concepto que algunos han aceptado como un estándar de trabajo.

Por más que analizo las razones por la cual existe un trabajo bajo presión todas me llevan al mismo origen: La mala organización y la mala planificación. A continuación te presento una lista con los casos más comunes de porque ocurre este dudoso modelo de trabajo.

Existe el trabajo bajo presión porque:

1. Hay pocas personas haciendo el trabajo de muchas personas

Esta es una de las razones más comunes por la que los integrantes de tu equipo de trabajo pueden llegar a sentir presión. El asignar una cantidad excesiva de tareas a un solo empleado que bien pudieran estar siendo repartidas entre dos o tres personas genera esta sensación de nunca acabar, de no cerrar objetivos y si a esto le sumamos una fecha límite para culminarlas y el desconocimientos de las capacidades y competencias del empleado, se crea una fórmula efectiva para instaurar un entorno de trabajo bajo presión.

2. Los Roles no están bien definidos

Lamentablemente en muchas áreas o niveles empresariales que analicemos, encontraremos personas realizando actividades para las cuales no fueron contratadas. Si las tareas de un empleado no están relacionadas al cargo es muy posible que los roles en la empresa no estén bien definidos.

Una cosa es brindar soporte en algunas tareas que no te competen y otra muy diferente es trabajar en ellas a diario. El realizar otras actividades que no están alineadas a los objetivos genera pérdida de tiempo, retrasará las fechas de entrega y por supuesto fomenta un ambiente de trabajo bajo presión.

3. Tenemos inexperiencia y desconocimiento de las herramientas utilizadas

Es bien sabido que para manejar una nueva herramienta de manera eficiente se requiere de un tiempo de adaptación y una curva de aprendizaje. Muchas veces no se respetan estos tiempos y nos enfrentamos a lo desconocido al mismo tiempo que estamos cumpliendo objetivos, esto genera en el empleado frustración, apatía y presión.

4. Se desconocen los límites y las capacidades

Este punto está muy relacionado al anterior. El no estar lo suficientemente preparado para enfrentar retos crearan situaciones de estrés. A veces generamos falsas expectativas y tomamos responsabilidades mayores de las que estamos capacitados. Hay que saber reconocer los límites y capacidades de los integrantes del equipo de trabajo e incluso establecer los límites del proyecto en conjunto con los clientes. El no hacerlo es un punto a favor para el trabajo bajo presión.

5. Falta de claridad en los objetivos y metas planteadas

Parece mentira la cantidad de veces que un cliente (llamando cliente al responsable de evaluar la resolución final de un proyecto) puede llegar a sentir que los objetivos no se lograron correctamente o no fueron realizados de la manera más eficiente posible o peor aún escuchar la frase "esto no es lo que yo pedí".

El no tener clara la meta nos hace retrabajar y perder tiempo yendo por un camino equivocado y es justamente en esos momentos donde se han fallado los objetivos y los tiempos límites están comprometidos donde ocurrirán mayores momentos de presión y estrés para todos los involucrados en el proyecto y todo esto pudo haber sido evitado haciendo las preguntas necesarias para determinar efectivamente las necesidades del cliente.

6. El seguimiento se hace solo en momentos críticos

Probablemente todos hemos sido parte de un proyecto en donde los supervisores se comunican con el equipo para conocer el avance solamente cuando las fechas del mismo se encuentran comprometidas. Esta actitud genera una sensación de soledad, molestia, frustración y obviamente presión en los integrantes del equipo, y si a esto le sumamos el punto anterior (no hay objetivos claros) muy probablemente no se cumplan con las fechas y la presión aumente en forma exponencial para todo el equipo (incluyendo a los supervisores).

7. Tenemos planificaciones sin holgura

El determinar la holgura en las tareas no es tan sencillo como colocar un tiempo adicional (por si acaso). No en todos los casos podemos utilizar la misma holgura de tiempo. Debido a la naturaleza de las tareas que estamos realizando algunas van a requerir más tiempo, otras menos. Lo complicado es encontrar el equilibrio ya que poca holgura puede hacer que una tarea no se cumpla a la fecha por algún inconveniente no evaluado, pero por el contrario mucha holgura también generará tiempo de ocio y retrasos en las tareas que vienen a continuación.

8. Existen Fechas límites irreales

Algo tan importante como las fechas límites de un proyecto a veces son tomadas a la ligera e incluso estimadas en planificaciones mentales (1 mes para esto, 2 meses para esto otro, listos 3 meses).

En este punto la experiencia y conocimientos de la persona encargada de la planificación juega un papel muy importante ya que es fundamental conocer a cabalidad las tareas que comprende un objetivo, esto aunado a la experiencia previa, la experiencia actual, el tipo de proyecto, las capacidades y habilidades del equipo de trabajo, actualización de las herramientas a utilizar y demás puntos que deben ser tomados en cuenta a la hora de estimar una fecha de entrega.

Cuando tenemos fechas de entregas irreales que no van acorde a los puntos anteriores la presión es inevitable, porque se esperan ítems finalizados y al no tenerlos pueden verse comprometidas muchas cosas incluso el puesto de trabajo de algunos en el equipo, lo que me lleva al siguiente punto.

9. Hay poco reconocimiento o existen penalidades y amenazas.

La dopamina es uno de los estimulantes que recibe el cuerpo cuando logras objetivos y crea en ti una sensación de felicidad, estimulación y motivación, pero si al finalizar exitosamente un objetivo no recibes nada cambio y por el contrario te anuncian los próximos objetivos sin celebración alguna de los ya completados el efecto de esta hormona probablemente dure muy poco.

Por otra parte creo que no existe un ambiente más desmotivador y generador de presión que trabajar bajo la amenaza de ser sancionado o peor aún despedido si los objetivos no se cumplen, estas actitudes lamentablemente son un recurso utilizado por muchos jefes hoy en día. Debemos evitar estos ambientes de trabajo donde el cargo de un empleado solamente se mantenga por el éxito de sus tareas y se tambalee en sus fallas.

10. No existe liderazgo

El liderazgo es un tema bastante controversial hoy en día, no todos los jefes son líderes y no todos los líderes son jefes, la carencia de una persona que tome las riendas de los objetivos y se enfrente a los retos en virtud de su equipo de trabajo es un detonante para la desmotivación y el eventual trabajo bajo presión.

El no tener un faro que nos guíe de seguro hará que nos estrellemos contra algo que no vemos. El rol que ejerce un líder es vital para un equipo de trabajo y aunque algunos liderazgos son natos y surgen en momentos de presión no todas las personas cuentan con esta competencia y es en momentos de intensidad laboral donde pueden sentir la necesidad de acudir a un líder, pero si este no está, muy probablemente se genere un ambiente de trabajo bajo presión.

Trabajar bajo presión no es sinónimo de ser eficiente, por el contrario nos demuestra la desorganización presente en nuestra manera de trabajar. Debemos romper el paradigma de sentir que logramos objetivos solamente cuando superamos momentos de presión, los cuales en principio no deberían de existir.

Las estrategias de trabajo modernas nos pueden ayudar a mejorar el ambiente laboral. Una de estas herramientas es la Metodología Agile la cual ha logrado generar buenos resultados en la planificación y organización de proyectos de cualquier naturaleza. Te recomiendo consultar más información acerca de estos instrumentos de planificación que te permitirán disminuir situaciones de estrés y trabajo bajo presión.