Desde que conocí Notion, cambió radicalmente la manera en la que me organizo. Optimicé el orden de mis clases y de mis alumnos e incluso logré mejorar la planificación de labores complejas en el trabajo y hasta pude organizar los platos de comida semanales y la lista de compras asociada a esos platos.

Si aún no conoces esta minimalista pero potente herramienta, en este post te explico un poco sobre qué es y cuáles son las 10 cosas más interesantes que puedes realizar con ella.

¿Qué es Notion?

¿Recuerdas aquel bloc de notas super simple y sencillo de utilizar que traían por default las primeras computadoras (que incluso aún siguen estando en la computadora y en los dispositivos móviles)? Pues Notion es una herramienta que trabaja con la misma simplicidad pero como si le hubiesen inyectado esteroides y además con la posibilidad de acceder a tus contenidos desde cualquier dispositivo.

La propuesta de valor de este producto se basa en brindarte un lugar de trabajo tranquilo para que puedas enfocarte solamente en las cosas que te importan.

No importa si quieres trabajar solo o en equipo, Notion se adapta a ambas modalidades y te permite compartir lo que necesites con tu equipo de trabajo y dejar de forma privada los documentos a los que solamente quieres acceder tú.

Lo mejor de todo es que las funcionalidades gratuitas son muchas y realmente la mayor diferencia que hay entre una cuenta gratuita y una cuenta paga, es que el plan Profesional te permite cargar imágenes mayores a 5 MB, tener invitados ilimitados en tus páginas de Notion (con el plan gratis sólo puedes tener hasta 5 invitados) y guardar la historia de los cambios en tus páginas por 30 días.

¿Cómo funciona Notion?

La base de trabajo de Notion son los bloques, donde cada elemento ya sea un párrafo, una lista, una imagen o un encabezado se maneja como un bloque.

Esta función te permitirá poder organizar todo tu contenido mucho más fácil que con un procesador de texto común. Por ejemplo: si consideras que un párrafo debería ir en otro lugar, es tan sencillo como seleccionarlo y reubicarlo en donde prefieras.

Otra de las capacidades importantes que tiene la herramienta es poder crear una base de datos (tan simple como una tabla) y que puedes vincular y utilizar en otras páginas o tablas. Por ejemplo: podrías tener una base de datos con todos tus clientes y asociar el nombre de cada cliente a tu agenda semanal para planificar las llamadas, visitas o contactos que tengas con ellos.

10 actividades importantes que puedes hacer con Notion

1. Llevar los apuntes de clases o de reuniones

La función más primaria de Notion tiene que ver con la escritura y está diseñada especialmente para que puedas escribir de manera fluida y sin distracciones. Además te permite incorporar algunos de los mismos elementos que la mayoría de los procesadores de textos actuales como: Word, Pages o Google Docs.

Al ser una herramienta colaborativa podrás compartir tus apuntes o trabajar en conjunto con tu equipo en elaborar la documentación que desees.

2. Escribir todas tus ideas en el momento que se te ocurran

Probablemente se te ocurren muy buenas ideas mientras escuchas un podcast, lees un libro o incluso cuando te estás bañando. Podrías crear una lista de ideas y poder accederla desde tu teléfono cuando quieras y así no olvidar esas ideas o cosas importantes que vienen a nuestra mente cuando menos lo esperamos.

3. Manejo y planificación de proyectos

Creo que una de las grandes virtudes que tiene Notion es la numerosa cantidad de plantillas para trabajo en equipo, desarrollo y planificación.

Muchas empresas están utilizando Notion para crear documentos como: User Personas, Customer Journey o Roadmaps, además de organizar tableros Kanban para planificar actividades, llevar un backlog de features, asignar tareas a cada miembro del equipo o incluso manejar una base de datos de una investigación de usuarios.

En un ambiente de trabajo ágil en donde la transparencia es un pilar fundamental, es súper importante tener este tipo de herramientas colaborativas que permitan a cualquier persona de un equipo acceder a la información del proyecto o asignación en la que se encuentra trabajando. Además podrías gestionar permisos especiales para que tus stakeholders puedan acceder a las documentaciones sin el riesgo de que modifiquen algo por error.

4. Control de finanzas y gastos

Una de las primeras actividades que realicé cuando conocí la herramienta, fue el resumen de mis gastos mensuales. Las tablas que posee Notion, si bien no son tan potentes como un archivo de excel, te permiten realizar operaciones básicas e incluso utilizar algunas fórmulas.

Una de las cosas que encontré más útil es poder tener distintas tablas en una página y además poder colocar también una lista de pendientes en el mismo documento.

5. Recolectar y guardar enlaces de contenidos que encuentres

Yo soy de los que hago un montón de captura de pantallas con mi teléfono. Cada vez que encuentro algo que me gusta, sin importar si es un post de instagram o una página web, tiendo a tomar ese screenshot y es por esto que esta es una de las funcionalidades de Notion que más he disfrutado.

Existe una extensión para Google Chrome y Safari que te permite guardar una dirección web directamente a la lista que desees en tu Notion. Es como llevar tu lista de favoritos contigo siempre, no importa si estas navegando desde tu teléfono o computadora siempre vas a poder almacenar esa dirección.

Es ideal para cuando encuentras contenido interesante que quieres sentarte a leer, pero... en otro momento.

6. Crear un blog o una web sencilla

Entre las facilidades que brinda esta herramienta, está el poder compartir un enlace de tu perfil con el resto del mundo (hacerlo público). Con esta funcionalidad bien podrías crear una Wiki para tu producto, una página de FAQ para tu APP (así como lo hizo Clubhouse) o simplemente crear un blog y sus respectivos posts, el límite lo pones tú.

7. Organizar tus postulaciones de empleo y crear tu CV

Cada día son más las personas que están armando su CV en Notion, ya que al ser una plataforma tan versátil puedes organizar todo tu contenido rápidamente y colocar enlaces a tus perfiles y portafolios en minutos.

Además existe un template oficial para llevar un control de las postulaciones a ofertas de trabajo que puede resultar muy útil para ordenar tu búsqueda de empleo.

8. Planificar todo lo que necesite una agenda y un plan

La posibilidad de añadir un calendario a tus páginas y distintos tipos de tablas, listas o tableros te permite planificar desde un viaje hasta un plan de estudios y carrera profesional.

Una de las maravillas que logré hacer en Notion, fue crear un Planificador de platillos semanales, listar todos los ingredientes que necesito para elaborar esas comidas y que al final se transforme en mi lista de compras para ir al supermercado.

9. Crear un manual de estilos o normas para organizar tu equipo

Para mi, una de las cosas más importante a la hora de trabajar en una documentación o desarrollo en equipo es el tener normas que nos permita organizar las formas y las reglas que utilizaremos a la hora de crear. En equipos de programación es muy importante tener este tipo de lineamientos para estar seguros de que el código pueda ser entendible por todos en el equipo. Notion te permite incluso incorporar líneas de código que pudieras utilizar frecuentemente.

10. Crear y utilizar todas las plantillas que desees

La cantidad de templates existentes en Notion crece exponencialmente cada día, bien podrías basarte en una plantilla existente y crear una nueva para tu equipo.

En la web de Notion puedes encontrar tanto plantillas oficiales (creadas por el equipo de Notion) como templates creados por otros usuarios, su uso es tan sencillo como abrir el documento, hacer clic en duplicate y listo ya tendrás la plantilla editable en tus documentos.